Dicas para o síndico organizar os documentos a apresentar na assembleia


Advogado dá dicas para o síndico organizar os documentos a apresentar na assembleia

De acordo com o Código Civil, a Prestação de Contas e a Previsão Orçamentária do condomínio devem ser feitas e aprovadas anualmente em assembleia. Geralmente, costumam ser feitas no início do ano e o síndico deve deixar toda a documentação pronta.

Para ajudar nessa importante tarefa, o advogado Rogério Manoel Pedro, especialista na área, faz uma lista dos documentos a serem apresentados e prepara algumas dicas para ordenar a convocação da Assembleia Geral Ordinária (AGO) e documentação necessária.

Entre os documentos obrigatórios estão os balancetes mensais do período da gestão do síndico, antecipadamente analisados pelo Conselho Fiscal.Também é importante apresentar os extratos bancários (conta corrente, poupança, aplicações financeiras) tirados no dia da assembleia, para apresentar a situação real e atualizada dos recursos financeiros do condomínio.Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) e documentos do seguro do prédio também são apontados como necessários para dar transparência à gestão. Importante ainda expor sucintamente a situação da eventual inadimplência das taxas condominiais, a porcentagem com relação à receita mensal e as medidas adotadas para a cobrança, tomando o cuidado de não dar nomes ou indicar as unidades em débito.

Além desses, o advogado recomenda que os conselheiros emitam um parecer à parte sobre as contas prestadas pelo síndico, apontando resumidamente os pontos que receberam comentários e suscitaram dúvidas, os esclarecimentos (ou omissão) do síndico sobre esses pontos, e a recomendação para a assembleia deliberar: aprovar com restrição ou rejeitar as contas apresentadas.Esse parecer deverá ser anexado à ata dessa assembleia, ou, caso seja emitido de forma oral, ser registrado em ata.

O síndico poderá também apresentar um resumo das contas e realizações do período de sua gestão, através de um sucinto relatório a ser distribuído aos presentes, ou apresentação por PowerPoint.

Rogério diz ainda que é importante que o síndico tenha em mãos todos os balancetes de sua gestão já conferidos e assinados pelos conselheiros até a data da AGO, bem como tenha sanado as eventuais irregularidades e comentários apontados por aqueles, de modo que a assembleia possa transcorrer de forma tranquila.

Organização mensal

Síndico do Condomínio Coral Center, do bairro Coqueiros, o contador Nilson José Göedert deixa as contas organizadas antes mesmo da data da assembleia. Ele envia mensalmente o balancete para o Conselho Fiscal, que avalia e dá o seu parecer e, após, o síndico remete para todos os condôminos. Na assembleia, é colocado em votação o parecer do Conselho Fiscal dos últimos 12 meses. “Se alguém contestar, tem que fundamentar a contradição”, explica Nilson.

Ao contrário de condomínios residenciais, o Coral Center reúne 84 unidades comerciais, entre escritórios, lojas, garagem. “É uma exigência diária na administração do síndico. As obras de melhorias no prédio, por exemplo, só podem ser feitas à noite, quando nos condomínios residenciais são durante o dia”, diz o contador.

Como o mandato do síndico e do Conselho Fiscal, de dois anos, termina em junho, a prestação de contas anual será feita só nessa data. De acordo com o regimento do condomínio, a convocação da assembleia deve ser feita com dez dias de antecedência. O aviso, segundo Nilson, é fixado nos elevadores e enviado por e-mail.

Como organizar os documentos

  • ​Lançamento do Edital, ​incluindo como item de pauta a prestação de contas

  • Convocação de todos os condôminos para a assembleia

  • Disponibilizar a todos os presentes os balancetes do período para eventuais consultas, que geralmente ficam numa mesa, organizados por ordem cronológica​,para livre acesso​ dos interessados

  • Apresen​tação de um resumo das contas e realizações do período de sua gestão, através de um relatório a ser distribuído aos presentes, ou apresentação por PowerPoint

  • Exposição dos membros do Conselho sobre as contas prestadas e a recomendação (ou não) de sua aprovação

  • Espaço para os condôminos apresentarem dúvidas e pedidos de esclarecimentos ao síndico e ao Conselho Fiscal

  • Votação

Fonte: Advogado Rogério Manoel Pedro condominiosc.com.br/

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